Tugas dan Tanggung Jawab Front Office Hotel yang Perlu Anda Ketahui

Front office hotel adalah bagian yang sangat penting dalam industri perhotelan. Tugas dan tanggung jawab mereka sangat beragam dan penting bagi kelancaran operasional hotel. Para staf front office bertanggung jawab untuk memberikan pelayanan yang terbaik kepada tamu hotel sejak mereka mulai melakukan reservasi hingga saat mereka check-out. Berikut adalah beberapa tugas dan tanggung jawab front office hotel yang perlu Anda ketahui.

1. Menerima reservasi

Salah satu tugas utama front office hotel adalah menerima reservasi dari tamu. Staf front office harus mampu memberikan informasi yang akurat tentang ketersediaan kamar, harga, dan fasilitas hotel. Mereka juga harus mampu menangani pertanyaan yang berkaitan dengan reservasi seperti permintaan pengaturan kamar atau fasilitas khusus lainnya.

2. Memeriksa tamu yang tiba

Setelah tamu tiba di hotel, staf front office bertanggung jawab atas pemeriksaan mereka. Mereka harus memastikan bahwa reservasi tamu sudah tersedia dan bahwa mereka memiliki semua dokumen yang diperlukan seperti paspor atau kartu identitas. Staf front office juga harus menjelaskan kepada tamu tentang semua fasilitas yang tersedia di hotel dan memberikan pengarahan yang jelas tentang kamar yang telah dipesan.

BACA JUGA :  Tugas dan Tanggung Jawab Engineer Hotel yang Mendukung Kegiatan Bisnis Hotel

3. Check-in dan check-out

Tugas lain dari front office hotel adalah melakukan proses check-in dan check-out tamu. Mereka harus mengurus proses administrasi dan pembayaran dari tamu, serta memberikan rekomendasi tentang kegiatan yang tersedia di sekitar hotel bagi tamu yang membutuhkannya.

4. Menangani keluhan tamu

Front office hotel juga harus siap menangani keluhan tamu. Mereka harus memiliki kemampuan untuk mendengarkan dengan sabar dan memahami apa yang menjadi masalah tamu dan mencari solusi terbaik dengan cepat. Staf front office harus sopan dan ramah saat menangani tamu dan berusaha menyelesaikan masalah dengan secepat dan sebaik mungkin.

5. Membuat laporan tentang keluhan tamu

Membuat laporan tentang keluhan tamu menjadi tugas yang penting bagi para staf front office hotel. Laporan ini membantu manajemen hotel memahami masalah yang dihadapi oleh tamu dan memperbaiki pelayanan yang disediakan. Laporan ini juga membantu mengidentifikasi masalah yang berulang dan meningkatkan pengalaman tamu di masa depan.

BACA JUGA :  Contoh Surat Lamaran Kerja di Hotel dan Tips Membuatnya

6. Menjaga kebersihan dan kerapian lobby hotel

Front office hotel bertanggung jawab atas menjaga kebersihan dan kerapian lobby hotel. Mereka harus memastikan bahwa daerah penerima tamu tetap bersih dan rapi sepanjang waktu. Staf front office juga harus selalu tersedia untuk membantu tamu dan memberikan informasi tentang hotel dan fasilitas yang tersedia.

7. Mengatur reservasi untuk tamu

Front office hotel bertanggung jawab atas pengaturan reservasi untuk tamu. Mereka harus mengetahui jenis kamar dan fasilitas yang tersedia dan mampu membuat rekomendasi yang tepat berdasarkan kebutuhan dan preferensi tamu.

8. Menangani permintaan khusus tamu

Tugas lain yang dilakukan oleh front office adalah menangani permintaan khusus dari tamu. Mereka harus mampu menjaga kerahasiaan informasi pribadi tamu dan membantu mereka memenuhi kebutuhan mereka, seperti memesan taksi atau mereservasi tempat makan.

9. Memberi informasi tentang fasilitas hotel

Front office hotel juga bertanggung jawab untuk memberikan informasi kepada tamu tentang semua fasilitas yang disediakan oleh hotel. Ini termasuk restoran, spa, tempat parkir, dan fasilitas rekreasi lainnya yang tersedia di dalam atau di sekitar hotel. Staf front office juga harus mengetahui jadwal kegiatan dan acara yang tersedia di hotel dan dapat memberikan rekomendasi atau membantu tamu membuat reservasi.

BACA JUGA :  Hotel Dekat Poltekes Semarang, Pilih yang Paling Nyaman

10. Mengatur pertemuan dan acara

Staf front office juga dapat membantu tamu untuk mengatur pertemuan dan acara. Mereka harus mampu memberikan informasi tentang ruang pertemuan, kapasitas, dan fasilitas yang tersedia, serta membantu tamu dengan pengaturan dan koordinasi kegiatan tersebut.

Kesimpulan

Front office hotel memiliki tugas dan tanggung jawab yang sangat penting dan bervariasi. Mereka harus siap memberikan pelayanan hotel terbaik kepada tamu, dari saat tamu memesan kamar hingga saat mereka check-out. Oleh karena itu, para staf front office harus memiliki keterampilan komunikasi yang baik, ramah, bersih dan terorganisir dengan baik, serta mampu bekerja cepat dalam situasi yang sangat sibuk. Semua ini penting untuk menjaga reputasi dan kualitas pelayanan hotel kepada para tamu.